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QUELLES SONT LES OBLIGATIONS LÉGALES À RESPECTER DANS L’ABONNEMENT ET LE SAAS, EN B2B COMME EN B2C ?​

Justine Jacquot

JUSTINE JACQUOT 

Durée de lecture : environ 9 min

Dans le domaine de l’abonnement et du SaaS, la récurrence de la relation est un élément qui influence le contexte réglementaire à respecter pour les entreprises en matière de facturation et d’information client pendant le cycle de vie des contrats SaaS et de services récurrents.

Dans cet article, nous allons vous présenter les obligations réglementaires à respecter dans l’abonnement et le SaaS pour éviter à votre entreprise des pénalités en cas de litiges avec vos clients.

 Quelles sont les obligations légales à respecter dans l’abonnement et le SaaS, en B2B comme en B2C ?

Au moment de la souscription et de l’abonnement

a) Conditions générales et Accord sur les données personnelles

Au moment de la souscription, il est impératif que vos clients puissent avoir accès à vos conditions générales de ventes et puisse librement refuser l’usage de leurs donnée personnelles AVANT de confirmer leurs informations de paiement ou souscrire à un essai gratuit. Leur accord doit être explicite et volontaire. Il faut donc éviter les cases pré-cochées pour être protégé en cas de litige, particulièrement en B2C.

Il est également crucial de conserver une preuve d’acceptation des clients, un “LOG” ( enregistrement en base de données) , que ce soit par le biais d’un enregistrement dans une base de données ou d’une case à cocher.

Dotsha et ses PAYWALLS de souscription en ligne intègrent les éléments nécessaires au respect de ces obligations sans que vous n’ayez rien à faire. Vous êtes ainsi totalement sécurisé par nos Paywalls.

b) Information client à respecter juste après la souscription

Dès que votre client a souscrit à votre service (avec ou sans paiement), y compris en cas d’essai gratuit, il est nécessaire d’informer votre client sur sa bonne inscription à votre service. Cette information peut être réalisée par email ou par tout autre moyen permettant à votre client de conserver l’information.

Cette information doit rappeler:

  • le lien vers les conditions générales d’utilisation de votre service
  • le lien vers les engagements de confidentialité et de respect des données
  • le prix de la souscription
  • les conditions de règlement et la périodicité de règlement

En B2C, il est fortement recommandé d’attacher la version numérisée de vos conditions générales à votre information car un lien peut ne pas être suffisant dans certains marchés grands publics.

Lorsque la souscription a fait l’objet d’une facturation, la remise de la facture est impérative. Celle-ci peut être jointe à l’information ou être mise à disposition dans un espace client librement accessible.

La facturation : mentions légales sur les factures d’abonnement

Lors de l’émission de factures pour vos abonnements et services SaaS, veillez à inclure les mentions légales suivantes :

a) Coordonnées de facturation :

Fournissez les coordonnées complètes du client, y compris l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de contact. En cas de ventes B2B, le numéro de TVA du client est obligatoire sur la facture.

b) Identification du fournisseur :

Indiquez le numéro d’identification de votre entreprise, l’adresse du siège social, la forme juridique, le numéro de TVA et le numéro d’immatriculation au registre du commerce.

c) TVA et autres taxes :

Mentionnez clairement les taux de TVA applicables et les autres taxes éventuelles incluses dans le montant facturé. En cas de facturation multi TVA, votre facture doit clairement répartir les montants de TVA par taux.

d) Date et numéro de facture :

Chaque facture doit comporter une date d’émission et un numéro de facture unique pour faciliter la gestion et la traçabilité. Le numéro de facture doit être chronologique et ne comporter aucun trou de numérotation.

e) Conditions de paiement :

Précisez les modalités de paiement acceptées, les délais de paiement et les conséquences en cas de retard de paiement. Pour vos ventes nationales (clients en France), vos factures doivent également porter la mention suivante relative à la protection contre les conditions de règlements abusives: “Pas d’escompte pour paiement anticipé. Passée la date d’échéance, tout paiement différé entraine l’application d’une pénalité de 3 fois le taux d’intérêt légal (loi 2008-776 du 04/08/2008) ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros (Décret 2012-1115 du 02/10/2012)”

f) Période de facturation correspondant au prix

Précisez impérativement la période d’abonnement concernée par la facture en cours avec la date de début et la date de fin de la période concernée. Le prix mentionné sur la facture doit être corrélé avec la période d’abonnement concernée par la facture.

Par exemple indiquer 100 € pour la période du 01/07 au 31/07

Il est fortement recommandé d’indiquer également la prochaine échéance de facturation même si cette mention n’est pas encore obligatoire.

g) Cas des facturations intracommunautaires et exports

En cas de vente intracommunautaire (au sein de l’UE), la TVA sera exonérée. Votre facture doit impérativement porter la mention suivante : “Autoliquidation – Exonération de TVA art. 259B et 262 ter, I du CGI, TVA due par le preneur”

Dans le cas d’une vente export (en dehors de la communauté européenne), la TVA sera également exonérée. Votre facturation doit impérativement porter une mention différente : “Ventes export – Exonération de TVA, article 262 I du CGI”

Dotsha vous propose des modèles de factures qui intègrent pour vous toutes les obligations et informations légales pour que vous n’ayez pas à vous en préoccuper. Qu’il s’agisse des informations légales, des mentions légales ou de la gestion des TVA en fonction de vos clients.

Modification ou Renouvellement d’abonnement: obligations légales d’information

a) Modification d’abonnement

En cas de changement du contenu du contrat d’abonnement ou de service SaaS, il est obligatoire d’informer proactivement le client sur les changements survenus. Cette obligation est obligatoire pour les motifs de changements suivants:

  • Ajout ou suppression de Produits/Service dans l’abonnement
  • Modification des tarifs et modes de paiements
  • Modification des échéances et des périodicités de facturation
  • Modification des conditions générales et d’utilisation

b) Renouvellement d’abonnement

Les abonnements ont le plus souvent deux formes de renouvellement:

  • abonnement à tacite reconduction
  • abonnement avec engagement

Dans le cas d’abonnement à tacite reconduction, l’information proactive de renouvellement est recommandée mais pas obligatoire sauf dans les cas de modifications de tarifs, de conditions générales d’utilisation ou de périodicités de facturation.

Dans le cas d’abonnement avec engagement, l’information proactive est obligatoire en B2C comme en B2B. Cette information doit être réalisée au minimum 1 fois, 30 jours avant le terme, afin de permettre au client de résilier avant le terme.

Cas des préavis avant résiliation: Si vos conditions générales prévoient un préavis de résiliation inférieur à 30 jours, votre client devra être informé 30 jours avant le terme malgré tout. Si vos conditions prévoient un préavis de résiliation supérieur à 30 jours, par exemple 2 mois de préavis, l’information doit survenir au minimum 30 jours avant la date de démarrage du préavis.

De façon générale, votre client doit disposer de 30 jours minimum pour résilier librement à la date anniversaire de leur abonnement.

Dotsha intègre et déploie des workflows d’emails qui adresseront automatiquement des modèles d’emails personnalisables à vos clients au bon moment et dans leur langue. Chaque modèle d’email et de workflow d’envoi sera adapté en fonction de la nature de l’information à remettre à votre client, sans aucune intervention de votre part.

Dotsha, solution de gestion des abonnements qui vous garantie la conformité réglementaire

Dotsha intègre pour vous toutes les obligations réglementaires pour vous permettre de vendre, facturer et encaisser vos ventes dans le monde entier sans vous soucier des mentions légales ou des taux de TVA à appliquer. Notre plateforme permet également de déployer des workflow de communication standards, mais personnalisables, qui vous protègent et vous garantissent une conformité règlementaire standard même sans expertise interne. 

Conclusion

Les modèles par abonnements sont attractifs pour les entreprises. Cependant, il nécessite une attention particulière en matière de respect de la réglementation. En utilisant une solution de gestion de facturation récurrente comme Dotsha, les entreprises peuvent simplifier et accélérer leurs ventes par abonnement dans le monde entier sans se soucier des particularités réglementaires et fiscales. Dotsha vous apporte du confort et de la sécurité tout en boostant vos ventes qui peuvent survenir n’importe où dans le monde, sans complexité. 

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Pour en savoir plus sur dotsha et comprendre comment nous pouvons vous aider à vous dans votre conformité juridique n’hésitez pas à contacter notre équipe support client et à demander une démonstration.

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