6 BONNES RAISONS D’ARRÊTER LA GESTION MANUELLE DE VOTRE SAAS OU DE VOS ABONNEMENTS.

EMMANUEL PASQUET

Durée de lecture : environ 8 min

6 bonnes raisons d’arrêter la gestion manuelle de votre SaaS ou de vos abonnements.

Le modèle économique SaaS est un modèle qui peut se révéler complexe à gérer. Il demande beaucoup d’implication des équipes Commerce et Comptabilité pour que tout se passe au mieux. Que ce soit au niveau de la facturation, des paiements ou des offres, votre entreprise aura besoin d’outils fonctionnels.

Dans un premier temps, votre outil fétiche sera sûrement un tableur comme Excel. Mais, que se passera-t-il lorsque votre entreprise se développera davantage et que vous partagerez vos documents Excel avec votre équipe ? Excel est-il un logiciel adapté à votre gestion ? Dans cet article, nous vous donnons 5 raisons pour lesquelles une gestion manuelle peut freiner votre entreprise dans sa croissance et vous gâcher la vie au travail au quotidien.

dans le contexte de gestion manuelle des abonnements et contrats SaaS, le tableur est roi !

Le tableur, outil de gestion ? Vous savez déjà que non !

Lorsque l’on gère son activité SaaS ou ses abonnements manuellement, le premier outil qui vient est souvent un tableur. Par exemple Excel ou Google sheet. Utiliser un tableur comme Excel pour gérer ses échéances semble être une bonne idée au départ. Il n’engendre pas de frais, il est simple d’utilisation et tout le monde a déjà utilisé un tableur au moins une fois dans sa vie. On pourrait se dire JACKPOT ! Et bien non… Bien qu’un tableur soit efficace dans certains domaines, ce n’est absolument pas un logiciel de gestion. Et sur le long terme, cela peut très vite devenir risqué, contraignant et vous faire perdre un temps précieux.

Alors pourquoi autant d’entreprises l’utilisent quotidiennement ?

Tout simplement parce qu’au début de l’activité, les fichiers ne sont pas conséquents et l’on pense que ce sera facile d’avoir des statistiques à partir de ces fichiers. Dans les premiers temps, c’est encore assez facile de gérer avec un tableur sans trop se perdre. En revanche, à mesure que votre activité se développera, ce logiciel de bureautique deviendra inadapté pour suivre vos contrats d’abonnements SaaS, vos échéances, vos tarifs et vos règlements. Finalement, même les statistiques ne seront pas fiables et pas à jour.

Pourtant, la croissance de votre entreprise ne peut pas s’appuyer sur des processus manuels et des outils qui ne sont pas adaptés à la gestion du SaaS et la facturation récurrente. La gestion manuelle de vos contrats SaaS sera un obstacle à votre développement et voici pourquoi en 5 raisons majeures que l’on retrouve dans toutes les entreprises qui ne parviennent pas à croître de façon robuste, rapide et rentable.

Afin de vous aider à comprendre quels sont les inconvénients majeurs , nous avons rassemblé ci-dessous les 6 raisons d’arrêter votre gestion manuelle :

1- En finir avec la gestion manuelle des contrats SaaS et les abonnements : 6 raisons majeures

1-1 Première raison : Manque de précision et de fiabilité

Le manque de précision et de fiabilité des outils tableurs va vous imposer des contrôles permanents.

Et cela pour deux raisons : la saisie manuelle des donnée et la tendance des tableurs à arrondir les montants saisis.

Vous avez choisi d’utiliser un tableur dans votre gestion et vous devez donc saisir les données dans celui-ci. Parmi ses données certains montants seront présents (montant d’une commande, montant d’une offre, chiffre d’affaires , etc). Or, selon un rapport de l’université d’Hawaï, 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs. En effet, même si vous rentrez plusieurs fois vos données sur Excel (ce qui signifie que vous perdrez également du temps), le risque d’erreur est colossal. Et c’est normal ! Il n’est pas possible pour un humain de noter des centaines données sans se tromper… Avec un logiciel de gestion c’est possible.

De plus, un tableur à tendance à arrondir vos montants et ne pas prendre en compte certains centimes. En effet, les tableurs ne sont pas aussi précis que l’on pourrait le croire. Sur de petits montants ça n’aura pas grande importance, mais, qu’en sera t-il lorsqu’une facture ne correspondra pas au montant de l’utilisation réelle de l’acheteur ?

1-2 Deuxième raison : Absence de mise à jour automatique

Un autre problème majeur d’une gestion manuelle et de l’utilisation de tableur comme Excel comme principal outil de suivi est que vos fichiers ne sont pas directement mis à jour. En effet, c’est à vous de vérifier et noter si les paiements ont été réglés ou non, d’éditer manuellement chacune de vos factures et de modifier votre fichier si un client ajoute ou supprime une option.

Vous devez vérifier quotidiennement et faire preuve d’une extrême vigilance pour ne pas louper une échéance.

Vous devrez probablement créer manuellement des commandes clients à partir des offres mises sur votre fichier Excel. Chacun(e) de vos paiements, devis, factures et commandes doivent absolument être indiqués. Et pour gérer un tel inventaire, une gestion manuelle vous fera perdre un temps considérable !

1-3 Troisième raison : Des informations éparpillées et un partage de l’information difficile à réaliser pour vos contrats SaaS ou vos abonnements

Avec Excel, vous avez la possibilité de créer une multitude de fichiers, et même de créer différentes catégories (feuilles). Malheureusement, plus votre entreprise se développera plus vos fichiers seront nombreux et complexes. Et malheureusement… vous serez vite perdu avec tout vos fichiers. Au départ, c’est simple de trier quelques fichiers mais vous finirez par ne plus savoir qui doit payer quoi.

De plus, vos tableurs vont être utilisés à la fois par le commerce et la comptabilité. Travailler à plusieurs sur des tableurs c’est multiplier les risques. Comme les erreurs de données, les mauvaises versions, les suppressions maladroites voir l’incompréhension…

1-4 Quatrième raison : Vous serez bloqué dans les évolutions de vos tarifs et de vos offres SaaS ou par abonnement

Votre tableur Excel ou GSheet n’est pas un catalogue tarifaire et ne permet pas une gestion simple et flexible des tarifs et des facturations d’abonnements et de contrats SaaS. Ces fichiers vous donnent encore moins la possibilité de mettre en place des remises et des coupons promotionnels et de suivre leur activation ou non. Enfin, si vous combinez l’abonnement et l’usage, l’utilisation d’un tableur deviendra très compliqué puisque les changements perpétuels dans le contenu des contrats SaaS ou dans vos abonnements sont très difficiles voire impossibles à suivre.

En résumé, sans automatisation, vous serez obligé de ne pas/plus proposer certains types d’offres au risque de commettre des erreurs lors de la collecte ou de saisie dans le fichier. De plus la transmission des informations à vos clients n’est pas possible automatiquement. Vous devez saisir à nouveau les éléments ce qui est une perte de temps importante.

1-5 Cinquième raison : Sécurité moindre de vos données d’abonnements et de contrats SaaS

Une autre difficulté que vous aurez avec une gestion manuelle des contrats SaaS et des abonnements avec un tableur comme Excel ou GSheet, est d’assurer et de garantir la sécurité de vos données.

En plus du risque de supprimer malencontreusement un fichier, vous risquez également que les fichiers Excel soient inutilisables, corrompus. Cela arrive par exemple, lorsque le nombre de données dépasse la feuille de calcul.

De plus, si vous constatez certaines erreurs, contrairement à un logiciel de gestion, vous n’aurez pas de traçabilité pour savoir d’où celles-ci proviennent.

1-6 Sixième raison : Absence de statistiques issues de vos abonnements et contrats SaaS

L’un des inconvénients majeurs lorsque l’on choisi la gestion manuelle est l’impossibilité d’avoir des indicateurs de gestion fiables (KPIS) en temps réel. Il vous sera impossible de connaître votre MRR ou votre CHURN de façon précise, même avec des efforts colossaux de maintenance et de suivi. Or, ces métriques sont incontournables si vous souhaitez continuer d’améliorer la gestion de votre entreprise et vous engager dans la bonne direction.

En effet, il est important de rester en permanence informé sur la performance de votre entreprise puisque vos futures décisions commerciales seront prises en fonction de paramètres tels que le taux de désabonnement, le churn, le MRR, etc.

Pour toutes les raisons citées ci-dessus, il est impératif de trouver une alternative à votre outil tableur. En effet, si vous souhaitez voir votre entreprise se développer davantage, un logiciel de gestion des contrats SaaS et des abonnements comme Dotsha pourra simplifier et automatiser la monétisation, la facturation et l’encaissement de l’ensemble de vos offres. Vous gagnerez du temps, vous éviterez les erreurs et vous réduirez les risques de pertes d’argent ou de litiges avec vos clients (paiements refusés, factures erronées, etc)..

Comment et pourquoi remplacer votre tableur par un logiciel de gestion des contrats SaaS et des abonnements pour ne plus suivre votre activité manuellement ?

Pour que les entreprises SaaS profitent pleinement d’un modèle de facturation basé sur l’abonnement et l’usage, elles doivent disposer d’un système sécurisé capable de gérer l’ensemble de vos facturations, paiements et offres. Alors, au lieu de procéder à une gestion manuelle avec un tableur comme Excel ou Google sheet, pourquoi ne pas laisser une solution de gestion des abonnements faire le travail et vous faciliter la gestion ?

Après vous avoir montré les 6 raisons d’arrêter votre gestion manuelle, il est temps de vous détailler les 6 raisons d’utiliser un logiciel de gestion des contrats SaaS et des abonnements pour gagner du temps et travailler de façon plus professionnelle !

Première raison : Centraliser votre catalogue de tarifs et optimiser la monétisation de vos offres et produits vendus en SaaS ou par abonnement

Pour que les entreprises SaaS mettent à profit leur modèle de facturation basé sur l’utilisation, elles doivent disposer du bon système de gestion de la facturation récurrente.

Ce système automatisera non seulement les principaux processus de facturation, mais il permettra également aux entreprises de se concentrer sur la croissance de leurs activités. Ils pourront également se concentrer sur l’amélioration de l’expérience client au lieu de perdre leur temps avec des processus manuels fastidieux.

La bonne solution de gestion de la facturation récurrente offrira également des données détaillées sur les clients et les opérations afin d’identifier les opportunités d’améliorer l’engagement des clients ou d’ajuster les offres tant en contenu qu’en tarification.

Une application comme Dotsha peut vous aider à déployer toute l’agilité nécessaire au maintien de votre avantage concurrentiel pour les années à venir. Pour en savoir plus sur Dotsha et comprendre comment nous pouvons vous aider, n’hésitez pas à contacter notre équipe support client et à demander une démontration.

Deuxième raison : Un logiciel sécurisé pour une gestion des contrats SaaS et des abonnements toujours conforme à la législation et à la RGPD

Avant, lorsque vous utilisiez un tableur, vous n’aviez pas la possibilité de vérifier si vos données étaient justes et en accord avec la législation. Avec Dotsha, c’est possible.

En effet, chaque donnée est tracée, afin de pouvoir connaître quelle action a été faite, quand elle a été faite et par qui. Cela peut paraître anodin pourtant, en cas de contrôle fiscal ou en cas de suivi des actions de votre équipe, ces données sont indispensables.

Enfin, avec la loi RGPD, la priorité est de sécuriser les données de vos clients. Bien qu’Excel vous donne la possibilité de verrouiller votre dossier, vous n’êtes pas à l’abri d’un potentiel piratage.

Troisième raison : les offres et les devis du Commerce sont synchronisés avec la facture en comptabilité

Avec l’automatisation de votre gestion, vous gagnez un temps considérable. En effet, vous n’aurez plus besoin de ressaisir vos devis d’abonnements dans votre comptabilité ni dans vos factures. Ce processus se fait automatiquement avec Dotsha.

De plus, l’automatisation du suivi des contrats SaaS et des abonnements vous permet d’éviter les erreurs. En effet, avec la gestion manuelle, vous risquez de vous tromper pendant la saisie de vos nombreuses données. Ce qui va engendrer des litiges avec vos clients.

Souvent, le contenu des abonnements et des contrats SaaS change en fonction des opérations commerciales ou en cas de ventes d’options à vos clients. Certains de vos clients peuvent décider de résilier certaines options ou vouloir un ajout de produits.

Avec une solution comme Dotsha qui permet de synchroniser les devis avec les factures, vous n’aurez plus besoin d’intervenir ou d’organiser des réunions pour vous assurer que tout est sous contrôle en fin de mois.

Ainsi, vous gagnez du temps, vous facilitez le quotidien des équipes tout en permettant que la satisfaction et le taux de rétention client augmentent.

Quatrième raison : ne plus perdre de temps avec les envois d'emails et la communication clients

Il faut en moyenne 4 à 6 minutes pour rédiger une facture

Avez-vous déjà essayé de calculer le temps qu’il vous faut pour envoyer une facture par email à vos clients et plus globalement pour communiquer avec vos clients par email ? Dans le contexte de la facturation, en cumulant les tâches de recherche du client et de son email, la rédaction du message, la recherche de la facture, l’envoi et le suivi de bonne réception, c’est entre 4 et 6 minutes par email. Jusqu’à 60 minutes pour 10 factures clients à envoyer par email. Sans compter tous les autres cas en lien avec votre gestion où vous devrez envoyer une communication à vos clients.

Dotsha intègre un moteur d’envoi d’email automatique qui se charge pour vous de communiquer les factures, les alertes de changement de contrats, les informations de changement tarifaires, les relances sur retard de paiements et d’autres cas d’alertes à votre place, sans intervention, en fonction de vos paramétrages.

Ce sont plusieurs heures gagnées par mois grâce à dotsha. De plus, les emails sont tracés et stockés dans dotsha. Ainsi, vous pouvez à tout moment vérifier et contrôler ce qui a été envoyé et répondre aux demandes de renvoi ou de contrôle de vos clients.

CINQUIÈME RAISON : FACILITER LE SUIVI DES RÈGLEMENTS DES CONTRATS SAAS ET DES ABONNEMENTS

Auparavant, vous deviez vérifier vous-même les échéances de règlements et la bonne réception des paiements.

Cependant, avec votre entreprise qui grandit, vous risquez probablement d’oublier ou de manquer certaines échéances car le nombre de contrats SaaS et d’abonnements augmente tous les jours. Sans oublier que les échéances seront pour le contrat principal mais aussi pour les options qui peuvent être bien plus nombreuses et bien plus spécifiques.

Enfin, le calendrier des facturations est différent de celui des règlements car certains clients règlent comptants, d’autres à 30 jours, d’autres à 45 etc. Cela vous fait une multitude de dates à contrôler.

Avec un logiciel de gestion du SaaS et des abonnements comme Dotsha, ce problème n’existe tout simplement pas. En effet, Dotsha se charge de gérer le cycle de vie à votre place. La solution va vous notifier ainsi que vos clients des prochaines échéances tout en vous prévenant proactivement aussi en cas de retard de règlement.

SIXIÈME RAISON : DES STATISTIQUES EN TEMPS RÉEL POUR VOS CONTRATS SAAS ET VOS ABONNEMENTS

Notre outil de gestion vous permet de suivre en temps réel la santé de votre entreprise grâce à un tableau de bord intégré dont les indicateurs sont calculés directement depuis la réalité des facturations et des règlements.

Dotsha vous donne ainsi accès à des métriques importantes à suivre pour le développement de votre SaaS ou vos ventes d’abonnements sans aucune ressaisie ni aucun travail de consolidation de données.

Ceci est un avantage majeur par rapport à un tableur où la saisie est impérative. En effet, avec un tableur, calculer à la fois un MRR, un taux de CHURN ou un ARPU chaque mois va demander jusqu’à plusieurs heures par semaine pour communiquer à la direction des indicateurs fiables et à jour.

De plus, la communication de ces KPIs est très largement facilitée avec Dotsha. Le tableau de bord intégré est en libre accès (mais contrôlé par des rôles et profils) ce qui vous évite de devoir exporter, copier, enregistrer ou communiquer des fichiers à vos interlocuteurs. Ils se connectent au tableau de bord de Dotsha et c’est tout.

Pour en savoir plus sur Dotsha et comprendre comment nous pouvons vous aider, n’hésitez pas à contacter notre équipe support client et à demander une démonstration.

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Quelle conclusion ?

Dotsha a été conçue pour pallier aux problèmes récurrents causés par la gestion manuelle. Vous pourrez non seulement automatiser tout votre processus de facturation mais également proposer des déclinaisons d’offres et avoir accès à des statistiques en temps réel tout en ayant une sécurité à la fois sur la conformité de vos factures mais aussi sur la véracité de vos données.

Grâce à l’API directement intégrée à notre plateforme, vos équipes techniques pourront exploiter les données de Dotsha dans d’autres applications présentes dans votre entreprise, comme un CRM, une comptabilité ou une application analytique par exemple.

Une application comme Dotsha peut vous aider à déployer toute l’agilité nécessaire au maintien de votre avantage concurrentiel pour les années à venir.

Avec la plateforme Dotsha vous pourrez :

Configurer des tarifs flexibles

Proposer options pour upsell

Optimiser l’expérience abonnement